Perencanaan Sistem
Tujuan perencanaan sistem adalah untuk menghubungkan proyek-proyek atau aplikasiaplikasi sistem individual dengan tujuan-tujuan strategis. Pada kenyata-annya, basis untuk perencanaan sistem adalah perencanaan bisnis organisasi, yang menspesifikasi ke mara arah rencana-rencana perusahaan dan bagaimana perusaha-an akan mewujudkannya. Gambar 13-11 menyajikan relasi di antara rencana-rencana ini dan tujuan strategis perusahaan. Harus ada kecocokan antara proyek-proyek individual dan rencana bisnis, atau perusahaan tidak akan mencapai tujuannya. Perencanaan sistem yang efektif akan memberikan kecocokan tujuan ini.
Siapa yang Harus Merencanakan Sistem?
Kebanyakan perusahaan yang melakukan perencanaan sistem dengan serius membentuk sebuah komite pengawas (steering committee) untuk memberikan pe-tunjuk dan mengkaji status proyek-proyek sistem. Komposisi dari sebuah komite pengawas dapat terdiri atas seorang pejabat kepala eksekutif, pejabat kepala ke-uangan, pejabat kepala informasi, manajemen senior dari wilayah pemakai, auditor internal, dan manajemen senior dari jasa komputer. Komite ini bisa juga memasuk-kan pihak-pihak luar, seperti konsultan manajemen dan auditor eksternal perusaha-an. Tanggung jawab tipikal untuk sebuah komite pengawas antara lain:
- Menentukan konflik-konflik yang timbul dari sistem baru.
- Mengkaji proyek-proyek dan menetapkan prioritas.
- Dana anggaran untuk pengembangan sistem.
- Mengkaji status proyek-proyek individual yang sedang dikembangkan.
- Menentukan berbagai titik pengecekan di seluruh SDLC, apakah akan menerus-kan proyek tersebut atau menghentikannya.
Perencananan sistem terjadi pada dua tingkat: perencanaan sistem strategis dan perencanaan proyek.
Perencanaan Sistem Strategis
Perencanana sistem strategis melibatkan alokasi sumber daya sistem di tingkat makro. Aktivitas ini biasanya dilakukan dalam kerangka waktu tiga sampai lima tahun. Prosesnya sangat mirip dengan penganggaran sumber daya untuk akti-vitas strategis lainnya, seperti misalnya pengembangan produk, perluasan pabrik, riset pasar, dan teknologi manufaktur.
Secara teknis, perencanaan sistem strategis bukan merupakan bagian dari SDLC karena SDLC berkaitan dengan aplikasi tertentu. Perencanaan sistem strategis berkenaan dengan alokasi sumber daya sistem, seperti karyawan (jumlah profesional sistem yang akan dipekerjakan), perangkat keras (jumlah stasiun kerja, komputer-mini, dan mainframe yang akan dibeli), perangkat keras (dana yang di-alokasikan ke proyek-proyek sistem dan untuk pemeliharaan sistem), dan tele-komunikasi (dana yang dialokasikan ke jaringan kerja dan Pertukaran Data Elektronis atau Electronic Data Interchanges-EDI). penting sekali untuk diingat bahwa sebaik-nya perencanaan strategis jangan terlalu rind. Perencanaan itu harus memungkinkan spesialis sistem mengambil keputusan-keputusan yang bermutu dengan mempertim-bangkan faktor-faktor relevan seperti harga, penilaian kinerja, ukuran, keamanan, dan kontrol.
Mengapa Melakukan Perencanaan Sistem Strategis?
Mungkin tidak ada aspek aktivitas bisnis perusahaan yang begitu rentan dan tidak dapat diduga seperti perencanaan sistem informasi. Siapa yang dapat melihat lima tahun ke depan dan secara akurat memperkirakan keadaan teknologi sistem? Karena kerentanan ini, setiap rencana jangka panjang yang dilakukan perusahaan selalu ada kemungkinan berubah. Oleh karena itu, bagaimana sebuah perusahaan dapat melakukan perencanaan sistem strategis? Mengapa perusahaan harus me-lakukannya?
Ada tiga pembenaran untuk perencanaan sistem strategis:
- Sebuah rencana yang berubah secara konstan lebih baik daripada tidak ada rencana sama sekali.
- Perencanaan strategis mengurangi komponen-komponen krisis dalam pengem-bangan sistem.
- Perencanaan sistem strategis menyediakan kontrol otorisasi untuk SDLC.
Perencanaan Proyek
Tujuan perencanaan proyek adalah untuk mengalokasi sumber daya pada aplikasi-aplikasi individual di dalam kerangka perencanaan strategis. Hal ini melibatkan pengidentifikasian wilayah-wilayah kebutuhan pemakai, menyiapkan proposal, meng-evaluasi setiap kelayakan proposal dan sumbangannya bagi perencanaan bisnis, memprioritaskan proyek individual, menjadwalkan pekerjaan yang harus dilakukan. Produk dalam tahap ini terdiri atas dua dokumen resmi: proposal proyek dan jadwal proposal.
Sisa bagian ini akan membahas perencanaan proyek, yang di dalamnya terdiri atas:
- Mengenal masalah.
- Mendefinisikan masalah.
- Menentukan tujuan-tujuan sistem.
- Menentukan kelayakan proyek.
- Menyiapkan proposal proyek formal.
- Mengevaluasi dan memprioritaskan proposal-proposal yang saling bersaing.
- Menghasilkan sebuah jadwal proyek.
- Mengumumkan proyek sistem yang baru.
Peran Akuntan Dalam Perancanaan Sistem
Selama proses perencanaan, para akuntan diminta memberikan advice dalam mengevaluasi kelayakan sebuah proyek. Keahlian ini diperlukan untuk menspesifikasi aspek-aspek kelayakan ekonomi dan hukum. Peran mereka sebagai auditor, para akuntan harus mempelajari tahap perencanaan sistem dari SDLC secara rutin. Sejarah telah menunjukkan bahwa sistem yang direncanakan dengan hati-hati men-jadi suatu teknik kontrol yang efektif dalam proses pengembangan sistem. Peren-canaan akan mengurangi risiko yang dihasil sistem yang tidak diperlukan, tidak di-inginkan, tidak efisien, dan tidak efektif. Para akuntan internal dan eksternal ber-kepentingan untuk memastikan bahwa perencanaan sistem yang memadai telah dilakukan.
Analis Sistem
Analisis sistem pada kenyataannya merupakan proses dua langkah yang melibatkan, pertama, survei terhadap sistem yang ada saat ini, dan kemudian, analisis kebutuhan pemakai. Masalahmasalah bisnis harus sepenuhnya dipahami oleh analis sistem sebelum dia dapat merumuskan sebuah solusi. Analisis yang tidak lengkap atau cacat akan menghasilkan solusi yang tidak lengkap atau cacat. Oleh karena itu, analisis sistem menjadi dasar bagi seluruh proses SDLC.
Produk yang dihasilkan tahap ini adalah sebuah laporan analisis sistem formal, yang menyajikan temuan-temuan analisis dan rekomendasi untuk sistem yang baru.
Langkah Survei
Kebanyakan sistem tidak dikembangkan dari nol. Biasanya, sebagian bentuk sistem informasi dan prosedur-prosedur yang berkaitan dengannya sudah ada. Analis sering kali memulai analisis dengan menentukan elemen-elemen mana, jika ada, dari sistem saat ini yang harus dipertahankan sebagai bagian dari sistem baru. Hal ini melibatkan sebuah survei sistem yang agak rind. Fakta-fakta yang berkaitan dengan pertanyaan-pertanyaan pendahuluan tentang sistem tersebut dikumpulkan dan dianalisis. Ketika analis mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang masalah-masalah, dia mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang lebih spesifik tentang fakta-fakta yang harus dikumpulkan. Proses ini akan mengalami beberapa pengulangan penekanan. Ketika semua fakta relevan telah dikumpulkan dan dianalisis, analis sampai pada penilaian terhadap sistem saat ini. Mensurvei sistem yang digunakan saat ini memiliki keunggulan sekaligus kelemahan.
Kelemahan Mensurvei Sistem yang Digunakan Saat Ini
Argumentasi yang mungkin paling kuat menentang survei terhadap sistem yang digunakan saat ini terletak pada fenomena yang disebut current physical tar pit. Yaitu, kecenderungan analis untuk "tenggelam" dan kemudian "dihambat" oleh pekerjaan mensurvei sistem yang digunakan saat ini.
Sebagian orang berpendapat bahwa survei sistem menghambat ide-ide baru. Dengan mempelajari dan membuat model dari sistem lama, analis dapat mengem-bangkan sebuah pendapat yang terbatas ten tang bagaimana sistem baru seharus-nya berfungsi. Salah satu contohnya adalah implementasi sistem ERP. Tugas untuk mempelajari prosedur organisasi saat ini bisa jadi tidak bermanfaat apa-apa karena keberhasilan implementasi ERP bergantung pada rekayasa teknologi terhadap proses-proses ini untuk menerapkan praktik bisnis terbaik dalam industri.
Keunggulan Mensurvei Sistem yang Digunakan Saat Ini
Ada tiga keunggulan dalam mempelajari sistem saat ini. Pertama, tindakan ini merupakan salah satu jalan untuk mengidentifikasi aspek-aspek sistem lama yang harus dipertahankan. Sebagian elemen dari sistem ini mungkin masih berfungsi baik dan dapat menjadi dasar bagi sistem yang baru. Dengan sepenuhnya memahami sistem yang di-gunakan saat ini, analis dapat mengidentifikasi aspek-aspek yang berharga untuk diper-tahankan atau memodifikasinya untuk digunakan dalam sistem yang baru.
Kedua, ketika sistem baru diimplementasikan, pemakai harus menjalani pro-ses konversi di mana mereka dengan resmi memutuskan hubungan dengan sistem lama dan beralih ke sistem baru. Analis harus menentukan pekerjaan-pekerjaan, prosedur, dan data yang akan dibuang dari sistem lama dan mana yang akan diteruskan. Untuk men-spesifikasi prosedur konversi ini, analis harus mengetahui tidak hanya apa yang akan dilakukan oleh sistem baru, tetapi juga apa yang telah dilakukan oleh sistem lama. Hal ini memerlukan pemahaman yang menyeluruh terhadap sistem yang ada saat ini.
Akhirnya, dengan mensurvei sistem yang digunakan saat ini, analis dapat me-nentukan secara meyakinkan penyebab dari gejala-gejala masalah yang dilaporkan. Mungkin akar masalahnya bukan dalam sistem informasi; mungkin merupakan masalah manajemen dan karyawan yang dapat dipecahkan tanpa perlu mendesain kembali sistem informasi. Mungkin saja kita jadi tidak bisa mengidentifikasi penyebab utama masalah jika kita membuang sistem yang digunakan saat ini tanpa terlebih dulu memeriksa gejala-gejala tersebut.
Setelah tahap pengumpulan fakta, analis dengan resmi mendokumentasikan kesan-kesan dan pemahamannya tentang sistem tersebut. Tindakan ini dapat berupa catatan, diagram arus sistem, dan berbagai tingkat DAD.
Langkah Analisis
Analisis sistem merupakan sebuah proses intelektual yang dilakukan ber-samaan dengan pengumpulan fakta. Analis secara simultan melakukan analisis ketika dia mengumpulkan fakta. Hanya mengetahui adanya masalah saja menunjukkan adanya pemahaman akan norma atau situasi yang diinginkan. Oleh karena itu sulit untuk menentukan di titik mana survei akan berakhir dan analisis dimulai.
Laporan Analisis Sistem
Peristiwa yang menandai ditutupnya tahap analisis sistem adalah persiapan sebuah laporan analisis sistem formal. Laporan ini menyajikan temuan survei, masalah yang diidentifikasi, kebutuhan pemakai, dan kebutuhan sistem baru, kepada pihak manajemen atau komite pengawas. Gambar 13-5 berisi format yang mungkin untuk laporan ini. Tujuan utama melakukan analisis sistem adalah untuk meng-identifikasi kebutuhan pemakai dan menentukan kebutuhan sistem baru. Laporan ini harus ditulis dengan rinci tentang apa yang harus dilakukan sistem, bukan bagai-mana melakukannya. Pernyataan dalam laporan tersebut membentuk saling pe-ngertian antara profesional sistem, pihak manajemen, pemakai, dan stakeholders lainnya. Laporan analisis sistem ini harus dituliskan dengan istilah-istilah yang jelas untuk sumber data, pemakai, file data, proses umum, arus data, kontrol, dan kapa-sitas volume transaksi.
Peran Akuntan Dalam Analisis Sistem
Akuntan memiliki latar belakang dan mendapatkan pelatihan untuk secara signifikan berperan dalam proses analisis sistem. Sebagai langkah pendahuluan untuk setiap audit keuangan, para akuntan mensurvei sistem untuk memahami elemen penting dari suatu sistem. Pengalaman dan pengetahuan akuntan menjadi sumber berharga bagi analis sistem. Pemahaman akuntan terhadap kebutuhan infor-masi pemakai akhir, standar kontrol internal, kebutuhan jejak audit, dan prosedur dimandatkan jelas merupakan tugas-tugas penting untuk menentukan persyaratan sistem yang baru.
Auditor perusahaan (eksternal dan internal) adalah stakeholders dalam sistem yang diusulkan. Oleh karena itu, akuntan/auditor harus terlibat dalam analisis kebutuhan untuk sistem yang diusulkan.
0 komentar:
Posting Komentar