Pengembangan Sistem Imformasi

Pengembangan Sistem Imformasi

Pengembangan sistem informasi merupakan pekerjaan yang penuh dengan tantangan. Berbagai macam permasalahan yang terjadi harus dapat dipecahkan demi kestabilan suatu proses bisnis organisasi. Oleh karena itu, analisa dan perancangan sistem informasi merupakan hal yang harus terus dilakukan oleh organisasi guna menghasilkan algoritma baru atau modifikasi terhadap algoritma yang sudah ada. Universitas merupakan institusi yang memberikan pendidikan bagi setiap mahasiswanya untuk mendapatkan suatu gelar sarjana maupun pasca sarjana. Dengan kompleksitas masalah yang ada pada organisasi ini, sehingga sangat dibutuhkan kehadiran sistem informasi, dan teknologi yang mampu mendukung kualitas pelayanan, dan proses bisnisnya. Revolusi informasi telah mengubah sistem komunikasi dunia saat ini, sebaran jaringan informasi yang tersimpan dalam internet membuktikan bahwa kini dunia kian sempit, tidak ada lagi batas-batas geografis yang menghalangi kita untuk berinteraksi dengan dunia global. Interaksi antar individu menjadi sangat mudah, efisien, dan fleksibel.

Kemudahan itu merupakan manfaat yang didapatkan dari globalisasi yang melibatkan integrasi di berbagai bidang seperti : dunia pendidikan. Dengan adanya teknologi, dunia pendidikan telah meningkatkan kualitas, dan keampuhan pendidikan itu sendiri, sebagaimana empat pilar yang dicetuskan oleh UNESCO antara lain : learning to know, learning to do, learning to be, dan learning together.

Dengan adanya arus globalisasi yang begitu cepat, membuat banyak perspektif baru di dunia pendidikan bermunculan. Strategi pendidikan dari pendidikan yang hanya memanfaatkan pertemuan tatap muka yang konvensional, sekarang berubah, dan lebih dioptimalkan dengan jaringan informasi yang membuat interaksi dalam dunia pendidikan dapat dilakukan tanpa harus bertatap muka.

3.1 Sistem Informasi Terintegrasi

Sistem informasi terintegrasi atau yang sering disebut Enterprise Integration (EI) merupakan suatu konsep untuk membuat setiap aplikasi-aplikasi yang bekerja pada berbagai platform berbeda dapat bekerja sama, dan berhubungan guna menghasilkan suatu kesatuan fungsionalitas, sehingga memungkinkan untuk saling berbagi informasi di dalam enterprise maupun diluar enterprise. Sistem ini juga melibatkan berbagai fungsional area di dalam perusahaan, maupun hubungan perusahaan dengan pihak luar seperti pelanggan, dan pemasok. 

Dalam penerapan sistem informasi terintegrasi, ada 2 pendekatan yang dapat diterapkan :

- Pendekatan Total & Homogen :

Pada pendekatan ini, integrasi dilakukan semua aspek bisnis dengan kerangka/framework standart & dilakukan secara serentak di setiap bidang organisasi. Pendekatan ini menghabiskan biaya yang relatif mahal dan membutuhkan waktu yang cepat (tergantung kematangan IT di perusahaan). Contoh : implementasi produk ERP seperti SAP, Oracle, Sage Group, IBM, dll.

- Pendekatan Bertahap :

Pada pendekatan bertahap, integrasi dilakukan mulai dari bawah dengan memanfaatkan sistem informasi yang sudah ada, setiap sistem informasi dirancang dan dirangkai mengikuti pola integrasi dan kebutuhan informasi yang akan datang. Pendekatan ini membutuhkan waktu yang cukup lama, namun biaya yang dibutuhkan relatif lebih murah.

Penerapan sistem informasi terintegrasi di dalam organisasi merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam pelaksanaannya, berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan di dalam penerapan sistem informasi terintegrasi :

1. Integrasi harus didasari pada sasaran yang jelas (tujuan akhir dari penerapan ini adalah perbaikan proses bisnis).
2. Berfokus pada proses bisnis, bukan pada sistem informasi.
3. Memperhatikan alur-alur aktivitas bisnis.
4. Identifikasi setiap stakeholder yang terlibat : peran, tugas, kewenangan, tanggung jawab, dan aktivitas yang dilakukan.
5. Kesamaan pandangan/persepsi terhadap integrasi sistem informasi ini perlu dibangun.

3.2 Strategi Integrasi Informasi

Strategi dapat diterjemahkan sebagai rencana komprehensif untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi juga merupakan pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Strategi dibagi menjadi beberapa komponen, diantaranya :

1. Kompetensi yang berbeda.
2. Ruang lingkup.
3. Distribusi sumber daya.

Strategi pada dasarnya memiliki beberapa jenis, antara lain : strategi pada tingkat perusahaan (corporate level strategy), strategi pada tingkat bisnis (business level strategy), dan strategi pada tingkat fungsional (functional level strategy).

Integrasi dapat didefinisikan sebagai pembaharuan yang menjadi kesatuan utuh, dan bulat. Definisi lain mengenai integrasi adalah suatu keadaan di mana kelompok-kelompok etnik beradaptasi, dan bersikap komformitas terhadap kebudayaan mayoritas masyarakat, namun masih tetap mempertahankan kebudayaan mereka masing-masing. Dapat disimpulkan bahwa integrasi memiliki 2 pengertian, yaitu : 

1. Pengendalian terhadap konflik, dan penyimpangan sosial di dalam sistem sosial tertentu.
2. Membuat suatu keseluruhan, dan menyatukan unsur-unsur tertentu

Kesimpulannya, untuk strategi integrasi informasi adalah tindakan yang dilakukan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada, dan memadukan informasi yang diperoleh untuk mencapai tujuan. Permasalahan umum yang sering terjadi dalam integrasi informasi adalah ketidak sesuaian yang menyebabkan informasi tidak dapat di integrasikan, misalnya karena standar, protokol, teknologi, algoritma, dan metode yang berbeda-beda. Richardus Eko Indrajit merumuskan enam tahap integrasi informasi, yaitu :

1. Eksploitasi kapabilitas lokal

Tujuan dari dilakukannya tahap ini adalah untuk memahami secara keseluruhan, batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis, dan operasional organisasi yang bersangkutan, baik dilihat dari segi keunggulannya, maupun keterbatasannya.

2. Lakukan integrasi tak tampak

Pada proses ini, sistem informasi dapat mulai saling diperkenalkan, dan dipertukarkan. Jika hal ini berhasil dilakukan, maka tahap yang tersulit dalam integrasi, yaitu bersama-sama memikirkan kepentingan organisasi. Pada saat inilah sebenarnya hakekat integrasi telah dilakukan. Secara teknis yang biasa dihasilkan adalah ide-ide, dan solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem dan sistem lainnya tanpa harus merusak masing-masing sistem informasi yang telah dianggap baik oleh organisasi. Artinya adalah bahwa secara vertikal, masing-masing sistem informasi tetap melayani bagiannya masing-masing, sementara secara horisontal telah dilakukan proses integrasi melalui penambahan komponen-komponen baru dari hasil diskusi yang dilakukan (misalnya: interface, middleware, application integration system, database clearing house, dsb).

3. Kehendak berbagi pakai

Ketika skenario pada tahap kedua berjalan dengan baik, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi seberapa efisien dan optimum solusi tersebut berhasil dibangun, terutama dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka ragam sumber daya organisasi. Keluaran terpenting dari tahap ini adalah mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang didominasi oleh faktor emosional ke ide-ide brilian yang dipandu oleh pemikiran rasional.

4. Redesain arsitektur proses

Pada tahap ini akan dilakukan kesepakatan untuk melakukan kolaborasi secara lebih jauh, yaitu dengan memperhatikan nilai dari para stakeholder di organisasi. Ragam proses baru inilah yang akan menjadi cikal bakal arsitektur sebuah sistem informasi terintegrasi yang dimaksud, yang merupakan penjelmaan secara tidak sadar kumpulan sistem informasi organisasi beragam.

5. Optimalisasi infrastruktur

Pada tahap ini, akan dihasilkan sistem informasi terpadu yang dapat bekerja sama secara efektif untuk melayani kepentingan organisasi secara vertikal.

6. Transformasi organisasi

Tahap terakhir yang akan dicapai adalah transformasi organisasi, yang berarti implementasi dari integrasi yang telah direncanakan.

3.3 Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP bisa digambarkan sebagai suatu best practice yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier di dalam suatu rantai proses bisnis, serta mengintegrasikan seluruh area fungsional perusahaan seperti : sales, purchasing, human resource, finance, accounting, etc. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan dan produktivitas yang tinggi.

Dilihat dari seluruh pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, sistem informasi yang mampu mengintegrasikan berbagai lini bisnis di dalam organisasi adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. Aplikasi ERP adalah software atau best practice yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengintegrasikan seluruh aktivitasnya.

Untuk dapat menerapkan teknologi ini, banyak perusahaan yang mengeluarkan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana tersebut harus dikeluarkan untuk investasi paket software ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating system software, high performance network, serta biaya konsultasi dalam implementasi. Meskipun investasi sistem ini sangatlah mahal, tidak sedikit perusahaan di dunia ini, bahkan di Indonesia berlomba-lomba untuk menerapkan sistem terintegrasi ini. Hal ini disebabkan return dari investasi ini sangat signifikan dalam jangka waktu yang relatif cepat.

ERP tidak hanya merupakan suatu software semata, melainkan sebuah solusi bisnis terhadap permasalahan-permasalahan yang terjadi di dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat dikatakan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah, dan memanipulasi setiap transaksi di dalam organisasi, menyediakan fasilitas perencanaan, produksi, dan pelayanan konsumen secara real-time serta terintegrasi.

ERP mampu menyediakan integrasi di antara setiap aktivitas bisnis organisasi, sehingga dapat mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga setiap keputusan yang dihasilkan, merupakan keputusan yang tepat, dan sangat mendukung proses operasional organisasi.

3.4 Pengaruh IT Terhadap Perkembangan Sistem Pendidikan

Kemajuan IT sangat mempengaruhi rancangan dan implementasi sistem informasi pendidikan di masa yang akan datang. Dalam mengakuisisi suatu sistem informasi, dibutuhkan pertimbangan-pertimbangan yang matang agar seluruh rancangan sistem tidak ketinggalan zaman setelah di implementasikan. Pemilihan sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi merupakan pertimbangan utama dalam perancangan sistem informasi. Lingkungan pendidikan yang begitu luas, dan melibatkan berbagai bagian-bagian yang beragam pasti akan melahirkan berbagai rancangan sistem informasi yang kompleks, dan variatif.

Dengan pemanfaatan teknologi di dalam dunia pendidikan, diharapkan proses belajar, dan mengajar menjadi lebih kreatif, dan kompetitif. Dalam konteks pendidikan, dewasa ini telah banyak bermunculan model pembelajaran berbasis teknologi, sebagai contoh yang pertama adalah pembelajaran berbasis komputer. Komputer dapat dirancang, dan dimanfaatkan sebagai media yang mendukung proses pembelajaran. Peran komputer dalam proses pembelajaran sangatlah penting guna menyampaikan materi pembelajaran, karena terkait dengan semakin tingginya kebutuhan informasi yang tidak semua diperoleh dalam lingkungan universitas.

Pengaruh IT di dalam dunia pendidikan, tidak hanya memberikan dampak positif, namun juga memiliki pengaruh negatif yang tidak dapat dihindari, antara lain :

· Pengaruh positif teknologi di bidang pendidikan :

1. Membantu proses pembelajaran itu sendiri menjadi lebih cepat, dan efektif.
2. Berfungsinya virtual class, yang dimana sangat memudahkan para mahasiswa untuk saling berkomunikasi tanpa harus bertemu secara tatap muka.
3. Memudahkan kegiatan administrasi, layanan mahasiswa, serta absensi karena penerapannya.

· Pengaruh negatif teknologi di bidang pendidikan :

1. Terdapat berbagai situs yang tidak mendidik, dan merusak moral pengguna, seperti situs porno, perjudian, dll.
2. Membuat pengguna menjadi malas, akibat kecanggihan teknologi yang membuat segalanya serba praktis.
3. Tindak kriminal, seperti cybercrime yang dimana kejahatan ini dilakukan seseorang dengan perantara teknologi internet.

3.5 Integrasi Sistem Informasi di Universitas

Dalam zaman yang semakin maju, organisasi atau perusahaan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. Perkembangan zaman dan teknologi ikut memacu kebutuhan konsumen yang semakin banyak, semakin kompleks, dan harus cepat dipenuhi. Dengan keterbatasan waktu dan tenaga, perusahaan harus memiliki strategi yang tepat dalam mengelola dan meningkatkan level pelayanannya agar dapat diterima dengan baik oleh konsumen.

Pemanfaatan sistem informasi dalam pekerjaan rutin sangat membantu mempercepat waktu proses. Dengan sistem yang terkomputerisasi, karyawan perusahaan dapat dengan cepat mengelola data yang berhubungan dengan proses bisnis perusahaan. Karyawan perusahaan yang merupakan pengguna sistem informasi dapat dengan cepat memanggil data konsumen yang diperlukan dan menyimpan data-data baru maupun melakukan update data yang telah ada. Seluruh aktivitas proses bisnis dapat di-capture melalui transaksi data yang terjadi.

Ketika seluruh proses bisnis dalam organisasi telah terekam dalam sistem informasi, di mana hal ini tentu saja akan meningkatkan performa perusahaan, atasan juga dapat melakukan benchmarking terhadap kinerja perusahaan melalui data yang tersedia yang dapat diolah lebih lanjut melalui teknik-teknik tertentu. Dengan pengolahan yang tepat, pada akhirnya data-data yang tersedia dapat menjadi bahan untuk membuat kebijakan di level tertinggi organisasi.

Sistem informasi juga sangat dibutuhkan pada suatu universitas. Dimana sistem informasi ini akan digunakan untuk mengatur seluruh mahasiswa yang ada di universitas tersebut. Pada bagian ini akan di bahas mengenai pentingnya sistem informasi universitas pada beberapa jenis layanan, yaitu layanan mahasiswa, layanan akademis, dan layanan keuangan.

3.5.1 Layanan Mahasiswa

Pelayanan mahasiswa diberikan dalam bentuk layanan informasi, bantuan belajar, bimbingan akademik, administrasi akademik, keluhan mahasiswa, dan perpustakaan. Layanan ini dimaksudkan untuk membantu mahasiswa mengatasi masalah akademik dan administrasi akademik yang dihadapi selama belajar di universitas. Selain itu, layanan mahasiswa juga melayani permintaan surat seperti surat magang, surat penelitian, surat survey, transkrip nilai, dan lain sebagainya. Layanan mahasiswa bertujuan untuk memberikan solusi atas permasalahan yang terjadi pada mahasiswa pada perkuliahan. Pada bagian ini, akan di bahas mengenai pentingnya sistem informasi pada layanan mahasiswa di universitas.

Seperti layaknya layanan pelanggan pada perusahaan-perusahaan, layanan mahasiswa pada universitas juga harus memiliki data mahasiswanya secara lengkap. Hal ini penting karena untuk meningkatkan efisiensi dari waktu pelayanan. Petugas layanan mahasiswa tidak perlu untuk menanyakan secara lengkap data mahasiswa, cukup menanyakan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) saja. Mahasiswa yang datang ke layanan mahasiswa juga harus mendaftarkan diri pada nomor antrian terlebih dahulu dengan menggunakan NIM mahasiswanya. 

Semua data yang berhubungan dengan perkuliahan mahasiswa pada universitas harus di simpan oleh layanan mahasiswa. Contohnya, ketika seorang mahasiswa ingin melakukan perpindahan jadwal, maka layanan mahasiswa harus memiliki informasi mengenai jadwal mahasiswa tersebut saat ini. 

Bagaimana jika layanan mahasiswa tidak memiliki informasi mengenai mahasiswa yang datang ke layanan mahasiswa ? Hal ini tentu akan sangat kacau. Layanan mahasiswa harus melakukan verifikasi identitas mahasiswa secara manual, lalu layanan mahasiswa tidak akan dapat melayani mahasiswa secara cepat. Hal ini sama saja dengan layanan mahasiswa akan membuat laporan secara manual, kemudian laporan tersebut akan di proses dalam waktu beberapa hari, dan mahasiswa harus menunggu untuk mendapatkan solusi dari layanan mahasiswa.

Bagaimana jika layanan mahasiswa sudah memiliki semua data perkuliahan mahasiswa secara lengkap ? Nah, dengan adanya informasi secara real time, pada saat mahasiswa datang ke layanan mahasiswa, layanan mahasiswa akan dapat memberikan solusi pada saat itu juga. Seperti memberikan informasi mengenai jadwal kuliah yang harus di tempuh mahasiswa semester berikutnya. 

Sistem Informasi pada Layanan Mahasiswa harus memiliki kriteria di bawah ini :

1. Berbasis komputer dan Sistem Informasi

Petugas layanan mahasiswa harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi. Ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memproses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data yang terintegrasi

Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (data warehouse) dalam sebuah database universitas tersebut.

3. Mendukung Operasi

Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi layanan mahasiswa. Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasional dan manejemen layanan mahasiswa. Oleh sebab itu sistem informasi ini harus bisa menjawab segala kebutuhan-kebutuhan dalam masing-masing persoalan.

3.5.2 Layanan Akademis

Setiap universitas tentunya memiliki layanan akademisnya masing-masing. Pada umumnya, layanan akademis bertujuan untuk melayani mahasiswa mengenai hal dalam aktivitas kelas perkuliahan, seperti keluhan dosen, keluhan fasilitas, peminjaman ruangan kelas untuk diskusi, dan lain-lain. Layanan akademis juga memiliki tugas untuk menyimpan data absensi mahasiswa, sehingga dapat mengetahui mana mahasiswa yang layak mengikuti ujian dan tidak. 

Layanan Akademis pada universitas juga harus menggunakan data warehouse yang sama dengan layanan mahasiswa. Bahkan seluruh layanan yang terdapat pada universitas harus menggunakan data warehouse yang sama. Sistem informasi pada layanan akademis universitas penting karena layanan mahasiswa harus mengatur jadwal perkuliahan mahasiswa dan jadwal mengajar dosen-dosen. 

Apa yang terjadi jika tidak menggunakan sistem informasi yang baik ? Bayangkan jika pada suatu universitas yang memiliki 40 jurusan berbeda yang masing-masing jurusannya memiliki 10 kelas yang berbeda dan 1 kelas masing-masing memiliki 6 sampai 8 mata kuliah setiap minggunya. Bagaimana cara layanan akademis untuk melakukan mapping jadwal mahasiswa, ruangan, serta dosen dengan baik dan benar ? Apalagi selain jadwal perkuliahan, layanan akademis juga harus menyesuaikan dengan berbagai acara kampus yang akan di selenggarakan, kegiatan di luar perkuliahan yang wajib di ikuti mahasiswa tertentu, jadwal praktikum, dan lain-lain. Hal ini tentu menjadi sangat frustasi jika dilakukan tanpa sistem informasi. Karena itulah, dengan adanya sistem informasi, layanan akademis dapat merancang jadwal perkuliahan, kalender akademis, dan jadwal lain-lain dengan benar dan tidak bertabrakan satu sama lain. 

Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi Akademik ini adalah :

1. Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan layanan akademis karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui aplikasi universitas
2. Kemudahan bagi layanan akademis dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data
3. Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademis menggunakan data warehouse yang ada pada universitas tersebut.
4. Update informasi antara layanan akademik maupun dengan layanan universitas lainnya yang merupakan validasi untuk status mahasiswa sehingga dapat melakukan kegiatan belajar mengajar, dimana terjadi secara otomatis tanpa memerlukan update data secara manual.
5. Kemudahan bagi dosen untuk melakukan kegiatan belajar mengajar dimana pada komponen Front End Web dan komponen Back End Web dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara online dan menerima informasi secara online dari mahasiswa.
6. Pada sistem ini dapat mengefisiensikan waktu yang dilakukan pada layanan akademis secara manual.

3.5.3 Layanan Keuangan

Layanan keuangan pada universitas merupakan bagian yang paling penting pada instansi ini, layanan ini bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi secara teknis terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan administrasi keuangan di dalam universitas. Pada umumnya aktivias dari layanan ini adalah melakukan pengelolaan anggaran (pengalokasian dana seperti gaji dosen, karyawan, dll), dan menyajikan informasi keuangan yang handal untuk membantu proses pengambilan keputusan.

Layanan keuangan haruslah berhubungan dengan setiap bagian lainnya seperti layanan akademis, layanan mahasiswa, dan layanan lainnya. karena apabila tidak terhubung, maka proses bisnis universitas akan kacau, sebagai contoh : tanpa integrasi dari layanan keuangan, bagian akademis, maupun layanan mahasiswa tidak dapat membedakan mana mahasiswa yang sudah membayar uang kuliah, dan yang belum membayar. Dengan demikian, mahasiswa yang belum membayar dapat seenaknya menikmati fasilitas yang ada di universitas, sehingga hal ini dapat merugikan pihak universitas tentunya.

Apabila layanan keuangan terintegrasi dengan layanan lainnya, maka proses bisnis universitas menjadi terjaga, dan hal-hal yang dapat merugikan organisasi dapat diminimalisir. Keuntungan integrasi layanan ini antara lain :

• Kemudahan dalam melakukan tracking untuk mahasiswa yang belum maupun yang sudah melakukan pembayaran, yang nantinya data ini berguna untuk bagian lainnya seperti layanan akademis dan layanan mahasiswa.
• Mencegah terjadinya fraud, karena setiap pencatatan dilakukan secara akurat dengan adanya integrasi.
• Proses payroll menjadi akurat dengan adanya integrasi pada bagian HR.
• Laporan keuangan menjadi lebih akurat karena alokasi dana yang tercatat dengan jelas.
• · Proses pembelian supplies seperti ATK juga menjadi lebih cepat dengan adanya integrasi pada layanan ini

Pengembangan Sistem Imformasi 2017-01-18T15:48:00-08:00 Rating: 4.5 Diposkan Oleh: frf