A. GAYA KOMUNIKASI
Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respons atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari situ gaya komunikasi yang digunakan bergantung pada maksud dari pengirim (sender) clan harapan dari penerima (receiver). Ada enam gaya komunikasi yang akan kita bahas dalam Kegiatan Belajar 2 ini, yaitu Controlling Style, Equalitarian Style, Structuring Style, Dynamic Style dan Relinquishing Style Berta Withdrawal Style.
1. The Controlling Style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communicators.
Pihak-pihak yang memakai Controlling Style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikato- satu arch tersebut tidak khav atir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusal..t menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk mernaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yang berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha menjual gagasan agar dibicarakan bersama, namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The Controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi oran,-, lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demikian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2. The Equalitarian Style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja.
The equalitarian style ini akin lebih memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The Structuring Style
Gaya komunikasi yang terstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic Style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawahi para wiraniaga (salesmen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5. The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebili mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pecan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja lama dengan orang-orang yang berpengetahuan lugs, berpengalaman, teliti Berta bersedia untuk bertanggung jawab atas sernua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karma ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan: "Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini". Pernyataan ini bermakna bahwa is inencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya komunikasi ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategic untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling, dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produksi
B. KEKUASAAN DALAM ORGANISASI
Orang-orang yang berada pada pucuk pimpinan suatu organisasi seperti: manajer, direktur, kepala dan sebagainya, memiliki kekuasaan (power) dalam konteks mempengaruhi perilaku orang-orang yang secara strukturat organisatoris berada di bawahnya. Sebagian pemimpin menggunakan kekuasaan dengan efektif, sehingga mampu menumbuhkan motivasi bawahan untuk bekerja dan melaksanakan tugas dengan lebih baik. Namun, sebagian pemimpin lainnya tidak mampu memakai kekuasaan dengan efektif, sehingga aktivitas untuk melaksanakan pekerjaan dan tugas tidak dapat dilakukan dengan baik. Oleh karena itu, sebaiknya kita bahas secara terperinci jenisjenis kekuasaan yang Bering digunakan dalam suatu organisasi.
Dalam pengertiannya, kekuasaan adalah kualitas yang melekat dalam satu interaksi antara dua atau lebih individu (a quality inherent in an interaction between two or more individuals). Jika setiap individu mengadakan interaksi untuk mempengarAi tindakan satu sama lain, maka Yang muncul dalam interaksi tersebut adalah pertukaran kekuasaan.
Menurut French dan Raven, ada lima tipe kekuasaan, yaltil: lewarel, coercive, referent, expert dan legitimate power.
1. Reward Power
Tipe kekuasaan ini memusatkan perhatian pada kernampuan untuk memberi ganjaran atau imbalan atas pekerjaan atau tugas yang dilakukan orang lain. Kekuasaan ini akan terwujud melalui suatu kejadian atau situasi Yang memungkinkan orang Twin menemukan kepuasan. Dalam deskripsi konkret adalah "jika Anda dapat menjamin atau memberi kepastian gaji atau jabatan saya meningkat, Anda dapat menggunakan reward power Anda kepada saya". Pernyataan ini mengandung makna, bahwa seseorang dapat melakukan reward power karena ia mampu memberi kepuasan kepada orang lain.
2. Coercive Power
Kekuasaan yang bertipe paksaan ini, lebih memusatkan pandangan pada kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain. Tipe koersif ini berlaku jika bawahan merasakan bahwa atasannya mempunyai 'lisensi' untuk menghukum dengan tugas-tugas yang sulit, mencaci-maki sampai kektiasaannya memotong gaji karyawan. Menurut David Lawless, jika tipe kekuasaan yang koersif ini terlalu banyak digunakan, akan membawa kemungkinan bawahan inclakukan tindakan balas dendam atas perlakuan atau hukuman yang dirasakannya tidak adil, bahkan sangat mungkin bawahan atau karyawan akan meninggalkan pekerjaan yang i-nenjadi tanggung jawabnya.
3. Referent Power
Tipe kekuasaan ini didasarkan pada satu hubungan 'kesukaan' atau liking, dalam arti ketika seseorang mengidentifikasi orang lain yang mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkannya. Dalam uraian yang lebih konkret, seorang pimpinan akan mempunyai referensi terhadap para bawahannya yang mampu melaksanakan pekerjaan danbertanung jawab atas pekerjaan yang diberikan atasannya.
4. Expert Power
Kekuasaan yang berdasar pada keahlian ini, memfokuskan diri pada suatu keyakinan bahwa seseorang yang mempunyai kekuasaan, pastilah ia memiliki pengetahuan, keahlian dan informasi yang lebih banyak dalam suatu persoalan tertentu. Seorang atasan akan dianggap memiliki expert power tentang pemecahan suatu persoalan tertentu, kalau bawahannya selalu berkonsultasi dengan pi mpinan tersebut dan menerima jalan pemecahan yang diberikan pimpinan. Inilah indikasi dari munculnya expert power.
5. Legitimate Power
Kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang sebenarnya (actual power), ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam suatu organisasi. Tipe kekuasaan ini masih bersandar pada struktur social dalam suatu organisasi, dan terutama pada nilai-nilai kultural. Dalam contoh yang nyata, jika seseorang dianggap lebih tua, memiliki senioritas dalam organisasi, maka orang lain setuju untuk 'mengizinkan' orang tersebut melaksanakan kekuasaan yang sudah dilegitimasi tersebut.
Dari lima tipe kekuasaan di atas, mana yang terbaik? Scott dan Mitchell menawarkan satu jawaban. Harus diingat bahwa kekuasaan hampir selalu berkaitan dengan praktik-praktik seperti penggunaan rangsangan (insentio) atau paksaan (coercion) guna mengamankan tindakan menuju tujuan yang telah ditetapkan. Scharusnya orang-orang yang berada di pucuk pimpinan, mengupayakan untuk sedikit menggunakan insentif dan koersif. Sebab secara alamiah cara yang paling efisien dan ekonomis supaya bawahan secara sukarela dan patuh untuk melaksanakan pekerjaan adalah dengan cara mempersuasi mereka. Cara-cara koersif dan insentif ini selalu lebih mahal, dibanding jika karyawan secara spontan termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi yang mereka pahami berasal dari kewenangan yang sah (legitimate authority).
A. MEMPERBAIKI KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Salah satu karakteristik komunikasi antarmanusia (human communication) menegaskan, bahwa tindakan komunikasi akan mempunyai efek yang dikehendaki (intentional effect) dan efek yang tidak dikehendaki (unintentional effect). Pernyataan tersebut bermakna, bahwa apa yang kita katakan dan apa yang kita lakukan pada orang lain tidak selalu diinterpretasikan sama sepern yang kita kehendaki. Kenyataan ini dapat terjadi pada setiap konteks komunikasi, baik konteks komunikasi antarpribadi, kelompok, massa, ataupun komunikasi organisasi.
Mengakhiri uraian pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita akan membahas prinsip-prinsip umum untuk memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi.
Prinsip yang pertam4 adalah bagaimana mendefinisikan tujuan kita berkomunikasi. Orang berkomunikasi untuk memperoleh hasil yang diharapkan, namun mereka tidak selalu tabu dengan tepat hasil-hasil apa Yang mereka sari. Untuk itulah, memberi batasan terhadap tujuan kita berkomunikasi merupakan faktor yang menentukan keberhasilan kita berkomunikasi dalam suatu organisasi.
Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk mendefinisikan tujuan berkomunikasi, yaitu apa yang kita inginkan untuk terjadi. Artinya pastikan bahwa tujuan kita berkomunikasi sudah spesifik, karena kalau tujuan kita tidak jelas, maka kita tidak akan selalu slap untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Cara kedua yang dilakukan adalah memastikan apakah tujuan kita realistis, dalam arti apa tujuan yang kita harapkan memiliki peluang untuk berhasil atau tidak. Misalnya, apakah atasan kita akan mempromosikan jabatan kita atau menaikkan gaji kita, kalau penampilan dan prestasi kerja kita masih di bawah ukuran normal? Kalau itu yang terjadi, maka tujuan kita tidak realistis.
Prinsip kedua dalam memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi adalah bagaimana memilih audiens yang `terbaik'. Setiap pesan yang kita sampaikan akan mempunyai beberapa audiens yang potensial, karena berkomunikasi dengan setiap orang mensyaratkan satu pendekatan Yang berbcda dan kemungkinan akan mendapatkan hasil yang berbeda pula.
Dalam suatu organisasi, Prosedur yang ada biasanya mensyaratkan orang untuk menjelaskan setiap gagasan ataupun persoalannya kepada orang lain dengan tegas. Kalau pimpinan suatu organisasi terlalu sibuk, tidak ramah ataupun tidak tertarik dengan gagasan ataupun persoalan yang kita lontarkan, masih ada cara lain untuk menyampaikan keinginan kita, misalnya dalam suatu pertemuan yang diadakan. Oleh karena itu, memilih siapa audiens yang memungkinkan kita dapat menyampaikan persoalan, pendapat ataupun gagasan secara bebas, perlu kita perhatikan kalau kita menginginkan pesanpesan organisasional yang kita sampaikan sesuai dengan apa yang kita harapkan.
Prinsip ketiga adalah menggunakan saluran (channel) yang terbaik. Ada beberapa saluran komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan organisasional. Memilih satu dari beberapa saluran komunikasi yang ada seharusnya tidak menjadi keputusan yang dilakukan secara sambil lalu, karena setiap saluran komunikasi mempunyai keuntungan sekaligus kerugian.
Ada dua jenis saluran, yaitu saluran komunikasi lisan (oral communication) dan saluran komunikasi tertulis (written communication). Keuntungan terbesar dari komunikasi lisan adalah kecepatannya, dalam arti ketika kita melakukan tindak komunikasi dengan orang lain, pesan dapat disampaikan dengan segera. Aspek kecepatan ini akan bermakna kalau waktu menjadi persoalan yang esensial. Keuntungan kedua dari oral communication ini adalah munculnya umpan balik yang segera (instant feedback). Artinya, penerima pesan dapat dengan segera memberi tanggapan alas pesan-pesan Yang kita sampaikan. Dan keuntungan ketiga dari tindak komunikasi lisan adalah memberi kesempatan kepada pengirim pesan untuk mengendalikan situasi, dalam arti sender dapat melihat keadaan penerima pesan pada saat berlangsungnya tindak komunikasi tersebut. Jika kita memiliki kemampuan berbicara yang baik, memungkinkan pesan-pesan yang kita sampaikan akan menjadi lebih jelas dan cukup efektif untuk dapat diterima oleh receiver.
Sedangkan pada komunikasi tertulis, keuntungannya adalah bahwa is bersifat permanen, karena pesan-pesan organisasional yang disampaikan dilakukan secara tertulis. Selain itu, catatan-catatan tertulis juga mencegah kita untuk melakukan penyimpangan (distorsi) terhadap gagasan-gagasan yang kita sampaikan. Dengan perkataan lain, ada jaminan bahwa apa yang kita katakan adalah apa yang akan diterima receiver.
Mana yang terbaik dari kedua saluran komunikasi di atas? Tidak ada jawaban atas pertanyaan tersebut, karena beberapa pesan hanya akan efektif kalau disampaikan secara lisan dan beberapa pesan lain akan lebih mudah diterima, apabila disampaikan secara tertulis. Oral communication biasanya disarankan untuk dilakukan, kalau pesan yang ingin disampaikan bersifat pribadi. la juga berguna kalau kita membutuhkan umpan balik yang cepat. Sementara komunikasi tertulis merupakan pilihan terbaik kalau kita menginginkan pesan yang kita sampaikan menjadi lebih formal atau resmi. Juga saluran tertulis akan lebih baik jika kita harus memilih kata-kata dengan cermat, di samping juga kalau kita ingin mengomunikasikan gagasan-gagasan yang rumit (complicated).
KEGIATAN BELAJAR 3
Beberapa Pendekatan dalam Komunikasi
Organisasi
Sosiolog Amitai Etzioni mengatakan bahwa masyarakat kita adalah masyarakat organisasi. Kita dilahirkan dalam organisasi dan dididik dalam suatu organisasi pula serta sebagian benar dari kita menghabiskan mayoritas hidupnya dengan bekerja untuk organisasi.
Dalam Kegiatan Belajar 3 ini, kita akan mempelajari beberapa pendekatan yang berhubungan dengan pelaksanaan komunikasi dalam suatu organisasi. Pendekatan-pendekatan tersebut meliputi struktur dan fiingsi organisasi; hubungan manusiawi (human relations); komunikasi sebagai proses pengorganisasian serta pendekatan organisasi sebagai kultur.
0 komentar:
Posting Komentar