PENGEMBANGAN SISTEM IN-HOUSE
Biasanya organisasi mendapatkan sistem informasi dalam dua cara:
- Mengembangkan sistem in-house yang dibakukan melalui aktivitas pengem-bangan sistem formal.
- Membeli sistem komersial dari pemasok-pemasok perangkat lunak.
Pemasok komersial menawarkan sistem informasi umum berkualitas tinggi. Pemasok ini melayani kebutuhan generik organisasi. Biasanya, klien telah memiliki praktik bisnis yang standar sehingga dapat membeli sistem informasi yang sebelum-nya sudah dirancang dan menggunakannya tanpa modifikasi. Namun, banyak orga-nisasi memerlukan sistem yang sesuai kegiatan spsesifik operasional. Perusahaan ini merancang sistem informasi melalui pengembangan sistem in-house.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Beberapa perusahaan memiliki sebuah kelompok servis komputer internal yang merancang sistem komputer menurut pesanan (kebutuhan) untuk memenuhi kebutuhan spesifik sistem informasi organisasi. Sistem ini melalui proses formal yang disebut siklus hidup pengembangan sistem (systen development life cycle -- SDLC), seperti dalam Gambar 13-1
Suatu SDLC secara logis dan umum diterima oleh para ahli komunitas sistem. Namun, jumlah dan nama tahapan proses ini masih diperdebatkan. SDLC dengan paling sedikit 4 sampai paing banyak 14 aktivitas. Dari perspektif akuntansi, jumlah tahapan aktual tidak terlalu penting. Terpenting adalah pada substansi dan konsis-tensi aplikasi dari proses. SDLC Gambar 13-1 merupakan sebuah proses tujuh tahap yang terdiri dua tahap utama: pengembangan sistem dan pemeliharaan sistem.
v Pengembangan Sistem Baru
Enam tahap pertama SDLC merupakan aktivitas yang harus dijalani oleh semua sistem baru. Pengembangan sistem baru melibatkan lima langkah: mengidentifi-kasi masalah, memahami apa yang telah dilakukan, mempertimbangkan solusi alternatif, memilih solusi terbaik dan menerapkan solusi. Setiap tahap SDLC menghasilkan dokumentasi yang menandai diselesaikannya tahap tersebut.
v Pemeliharaan
Ketika sistem sudah diimplementasi, sistem tersebut memasuki tahap kedua dari siklus hidupnya -- pemeliharaan. Pemeliharaan (maintenance) berarti mengubah sistem untuk mengakomodasi perubahan dalam kebutuhan pemakai. Misalnya memodifikasi sistem untuk menghasilkan sebuah laporan baru atau mengubah panjang field data. Pemeliharaan dapat lebih luas dari itu, misalnya melakukan perubahan besar pada logika aplikasi dan alat penghubung sistem (interface) yang dimiliki pemakai. Periode pemeliharaan sistem dari SDLC dapat bertahan dari 5 - 10 tahun. Namun, bisnis yang menanggapi perubahan secara berkala dalam teknologi atau proses bisnis memiliki kehidupan sistem yang lebih pendek.
Pemeliharaan mewakili pengeluaran sumber daya yang signifikan dibanding biaya pengembangan awal. Selama masa hidup sebuah sistem, 80 sampai 90 persen dari total biayanya terserap dalam tahap pemeliharaan.
Front End dan Back End
Empat tahap pertama SDLC disebut aktivitas front end. Kegiatan tersebut berkaitan dengan apa yang harus dilakukan oleh sistem tersebut. Tiga tahap pertama adalah aktivitas back end. Tahap ini berkaitan dengan masalah teknis tentang bagaimana sistem fisik akan mencapai tujuannya.
Pihak-pihak yang Terlibat dalam Pengembangan Sistem
Pihak yang terlibat dalam pengembangan sistem diklasifikasikan dalam tiga kelompok besar : profesional sistem, pemakai akhir, dan stakeholders.
- Profesional sistem adalah analis sistem, desainer sistem, dan pemrogram. Inilah yang membangun sebuah sistem. Mengumpulkan fakta tentang masalah sistem saat ini, menganalisa fakta-fakta, dan merumuskan solusi untuk me-mecahkan masalah. Hasilnya adalah sebuah sistem baru.
- Pemakai akhir adalah mereka yang menjadi tujuan dibangunnya sistem. Ada banyak pemakai di semua tingkatan organisasi. Seperti para manajer, personel operasi, akuntan, dan auditor internal. Hampir semua personel dalam organisasi adalah pemakai sistem.
- Stakeholders adalah individu yang terdapat di dalam maupun luar organisasi, yang memiliki kepentingan terhadap sistem tersebut tetapi bukan merupakan pemakai akhir. Seperti para akuntan, auditor internal, auditor eksternal, dan komite pengawas internal yang mengawasi pengernbangan sistem-sistem tersebut.
Mengapa Para Akuntan Terlibat dalam SDLC?
Proses SDLC menjadi kepentingan para akuntan untuk dua alasan.
- Pertama, sebuah sistem informasi mewakili sebuah transaksi keuangan yang mengkonsumsi sumber daya keuangan dan manusia. Pengembangan sistem seperti proses manufaktur yang memproduksi sebuah produk melalui serangkaian tahapan. Transaksinya direncanakan, diotorisasi, dijadwalkan, dipertanggung-jawabkan, dan dikontrol. Akuntan berkepentingan terhadap integritas proses ini seperti setiap proses manufaktur yang memiliki implikasi sumber daya keuangan.
- Kedua, perhatian akuntan adalah kualitas sistem informasi akuntansi sebagai aktivitas produksi SDLC. Sistem ini digunakan untuk mengirimkan informasi akun-tansi kepada pemakai internal dan eksternal. Tanggung jawab akuntan adalah me-mastikan bahwa sistem tersebut menerapkan dengan benar konvensi dan per-aturan akuntansi, dan memiliki kontrol yang memadai. Sehingga, akuntan berke-pentingan terhadap kualitas proses yang menghasilkan sistem informasi akuntansi.
Bagaimana Para Akuntan Terlibat dalam SDLC?
Para akuntan terlibat dalam pengembangan sistem dalam tiga cara.
- Pertama, akuntan adalah pemakai sistem. Semua sistem yang memproses trans-aksi keuangan dalam batas tertentu mempengaruhi fungsi akuntansi. Seperti pemakai lainnya, akuntan harus menggambaran dengan jelas tentang masalah dan kebutuhan mereka kepada profesional sistem. Misalnya, para akuntan harus menentukan teknik akuntansi yang digunakan, persyaratan ke-butuhan internal (seperti jejak audit), dan algoritma khusus (seperti model-model penyusutan).
- Kedua, para akuntan berpartisipasi dalam pengembangan sistem sebagai ang-gota dari tim pengembangan. Sistem yang tidak memproses transaksi keuangan tetap dapat mengambil data akuntansi. Para akuntan bisa diminta keterangannya untuk memberikan nasihat atau untuk menentukan jika sistem yang diusulkan ternyata berisiko kontrol internal.
- Ketiga, akuntan yang terlibat dalam pengembangan sistem sebagai auditor. Sistem informasi akuntansi harus bisa diaudit. Sebagian teknik audit memerlukan fitur-fitur spesifikasi yang harus didesain ke dalam sistem. Auditor/akuntan memiliki kepentingan dalam sistem seperti itu dan harus terlibat sejak awal pembuatannya.
PENGEMBANGAN SISTEM MELALUI OTOMATISASI
Proyek pengembangan sistem tidak selalu merupakan cerita sukses. Kenyata-annya, pada saat diimplementasikan, sebagian sistem menjadi usang atau rusak dan harus diganti. SDLC mengalami tiga masalah penyebab kegagalan sebagian besar sistem. Masalah-masalah tersebut didiskusikan di bawah ini.
1. Persyaratan sistem yang tidak dispesifikasi dengan baik. Pengembangan sistem melibatkan komunikasi manusia dan saling menukar gagasan antara pemakai dan profesional sistem. Pertukaran informasi ini sering terjadi tidak sempurna. Ke-salahan sering dilakukan dalam usaha mengidentifikasi masalah dan kebutuhan. Gagasan baru timbul ketika sifat baru dan masalah tersingkap, dan orang dapat mudah berubah pikiran tentang apa yang mereka inginkan dan butuhkan dari sistem tersebut.
Karena ketidakpastian ini, SDLC cenderung merupakan proses yang lancar, lurus, di mana satu tahap diselesaikan sebelum melangkah ke tahap baru. Dalam kenyataannya, proses tersebut bersifat siklis dan berulang. Dengan sifat siklis ini, suatu langkah awal yang salah akan banyak menghabiskan waktu, banyak kerja berulang, dan tekanan dari segala penjuru, mendesak agar pekerjaan tersebut cepat selesai. Sering kali, hasilnya adalah sistem yang dirancang secara buruk, anggaran berlebih, dan terlambat dari jadwal yang sudah ditentukan.
2. Teknik-teknik pengembangan sistem yang tidak efektif. Masalah yang dijelaskan di atas menjelaskan teknik yang tidak efektif untuk menyajikan, mendokumen-tasikan, dan memodifikasi spesifikasi sistem. Dalam skenario yang paling buruk, perangkat pengembangan sistem hanya berupa selembar kertas, pensil, penggaris, dan penghapus. Situasi ini diperbaiki dengan adanya perangkat lunak gratis yang berbasiskan PC (Personal Computer), yang memungkinkan pembuat-an desain awal dan perubahannya dilakukan secara elektronik.
3. Kurangnya keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem. Pengembangan sistem komputer dianggap wilayah eksklusif dari para profesional sistem. Para memakai (termasuk akuntan) melepaskan tanggung jawab mereka untuk desain sistem. Hal ini juga menimbulkan masalah bisnis karena desain sistem men-cerminkan persepsi analis terhadap kebutuhan informasi, bukannya persepsi pa akuntan dan pemakai lainnya. Sistem seperti ini sering kali kurang memiliki kontrol dan jejak audit yang memadai.
Pembuatan Prototipe
Pembuatan prototipe adalah teknik untuk memberikan versi pekerjaan penda-huluan dari sistem kepada pemakai. Prototipe dibuat dengan cepat dan tidak malah dengan tujuan nantinya akan dimodifikasi. Ketika para pemakai sistem bekerja dengan prototipe dan memberikan usulan perubahan, baik pemakai maupun profesional sistem mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh sistem tersebut.
Biaya untuk membuat sebuah prototipe model dijaga tetap rendah dengan mengurangi fitur-fiturnya sampai pada elemen-elemen yang mendasar saja. Misal-nya, sistem prototipe tidak akan berisi kode kompleks yang diperlukan untuk melaku-kan validasi transaksi, kapabilitas penanganan-pengecualian, dan kontrol internal. Biasanya, prototipe dibatasi pada layar input pemakai, laporan output, dan beberapa fungsi utama
0 komentar:
Posting Komentar